Data entry là gì? Công việc của nhân viên Data entry.

Data entry là gì?

Data entry là quy trình nhập tài liệu vào mạng lưới hệ thống, đây hoàn toàn có thể là những tài liệu thô bằng file cứng hoặc file mềm. Nghe thì tưởng chừng như việc làm này khá tay chân và đơn thuần nhưng trong thực tiễn việc làm này yên cầu những nhân viên cấp dưới nhập liệu phải có những quy tắc và chiêu thức nâng cao, rõ ràng, đơn cử và tỉ mỉ để bảo vệ thông tin nhập vào mạng lưới hệ thống là đúng mực và không xảy ra bất kỳ sai sót nào. Ngoài ra quy trình nhập liệu còn có sự tương hỗ của những ứng dụng nhập liệu mưu trí nếu thiết yếu .

Công việc của Data entry tưởng chừng như đơn giản nhưng lại yêu cầu rất cao về sự tỉ mẩn và cẩn trọng

Các loại và bước nhập liệu.

• Các loại nhập liệu cơ bản

Công việc của một Data entry yên cầu người nhập liệu cần xác lập những thông tin, số liệu từ báo cáo giải trình kinh tế tài chính công ty và nhập tài liệu năm ( Years ) hoặc Quý ( Quarters ) trong 4 năm hoặc 5 năm. Dữ liệu cần nhập là những items bằng tiếng anh cùng những số liệu tương ứng. Có 3 loại báo cáo giải trình kinh tế tài chính ( Financial Statements ) thường thì được nhu yếu những nhân viên cấp dưới Data entry nhập đó là :- Bảng cân đối kế toán – Balance Sheet- Báo cáo hiệu quả kinh doanh thương mại lãi / ( lỗ ) – Income statement- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ – Statement of cash flows

• Các bước nhập liệu chính xác

Như đã chia sẻ ở phần đầu, công việc của Data entry đòi hỏi phải có quy tắc chính xác để đảm bảo dữ liệu đã vào hệ thống thì gần như không có sai sót. Để đảm bảo thông tin đưa tới người dùng là chính xác thì các nguồn dữ liệu sẽ cần tới 3 người nhập liệu và cần trải qua các bước cụ thể như sau:

1st input.

Đây là một số công việc cơ bản của người nhập liệu đầu tiên:

• Lựa chọn công ty cần nhập .
• Tải những tài liệu cần và đủ cho 3 loại báo cáo giải trình kinh tế tài chính trong 5 năm về tập file lưu .
• Cài đặt những nhu yếu trong mạng lưới hệ thống trước khi nhập tài liệu .
• Lọc lấy 3 loại báo cáo giải trình này và triển khai nhập những trường items, số liệu tương ứng .
• Sau khi nhập xong tài liệu, người nhập thứ nhất cần phân loại những items theo cấu trúc child-parent một cách đúng mực. Hiểu đơn thuần thì đó là cấu trúc nguồn và đích của những tài liệu .

2nd input.

Tiếp đến là công việc của người thứ hai trong quá trình nhập liệu này:

• Với những items có sẵn mà người thứ nhất đã nhập, mạng lưới hệ thống sẽ không hiển thị những số tương ứng, người thứ hai sẽ nhập độc lập số liệu với những items của người thứ nhất
• Nếu trong quy trình nhập, những cấu trúc items gặp yếu tố – sai hoặc thiếu ví dụ điển hình, thì người thứ 2 cần quay trở lại trạng thái của người thứ nhất để chỉnh sửa cho đúng
• Kiểm tra lại cấu trúc child-parent đã phân cấp. Đây là một khâu vô cùng quan trọng để giúp người dùng hiểu rõ được nguồn gốc của những thông tin số liệu

Final check.

Ở vị trí này, người thứ 3 đóng vai trò là người cuối cùng kiểm tra lại độ chính xác của các dữ liệu đã được 2 người đầu tiên đưa vào hệ thống.

• Sau khi 2 người tiên phong triển khai xong xong việc làm, nếu có sai sót thông tin không khớp thì mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa bôi màu những số lượng khác nhau giữa 2 người nhập thứ nhất và thứ 2
• Nhiệm vụ của người check sau cuối là quay lại check dữ liệu sai khác của cả 2 người và chỉnh sửa lại cho đúng
• Nếu mạng lưới hệ thống không phát hiện thêm một lỗi nào nữa, sẽ có nút bấm để triển khai xong quy trình nhập tài liệu cho một công ty

Xem thêm: Dịch vụ nhập dữ liệu nhanh, chính xác.

Công việc của một nhân viên nhập liệu

Qua miêu tả về quy trình tiến độ thao tác của những nhân viên cấp dưới Data entry nêu trên, hoàn toàn có thể thấy việc làm của một Data entry xoay quanh việc nhập những tài liệu thông tin vào mạng lưới hệ thống theo một quy tắc đã thống nhất. Trước khi triển khai tốt được việc làm đó thì yên cầu người làm trình độ này cần biết cách đọc những bảng báo cáo giải trình kinh tế tài chính, bảng cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ … của những doanh nghiệp để bảo vệ hiểu được nguồn gốc của số liệu, Giao hàng tốt cho công tác làm việc nhập liệu .

Các kỹ năng cần thiết của Data entry

Một người làm Data entry cần có kiến thức và kỹ năng cơ bản về kế toán để đọc hiểu những thông tin trên hóa đơn, chứng từ. Bởi nếu chỉ đơn thuần là nhập liệu cho 1 năm thì không mấy khó khăn vất vả cho những nhân viên cấp dưới, tuy nhiên, khi phải nhập số liệu cho 5 năm với cấu trúc bảng biến hóa thì đó lại là yếu tố với những nhập liệu viên không có kỹ năng và kiến thức trình độ về kế toán. Nếu không có trình độ này mà khi gặp phải những đổi khác trong items của những năm sẽ rất dễ dẫn tới thực trạng nhập sai số liệu .

Kiến thức kế toán sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công việc của một Data entry

Bên cạnh đó, nhân viên cấp dưới Data entry cần có được sự tỉ mỉ, cẩn trọng tuyệt đối trong việc làm của mình bởi nếu chỉ có một vài sai sót nhỏ, mọi tài liệu hoàn toàn có thể bị rơi lệch theo “ hiệu ứng domino ” .

Bellsystem24-HoaSao – Đơn vị cung cấp giải pháp BPO nhập liệu hàng đầu Việt Nam.