Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78, nhiều doanh nghiệp/cá nhân có những thắc mắc về việc xử lý như thế nào đối với các hóa đơn còn tồn cũ? Có bắt buộc phải hủy hóa đơn đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hay không? Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng MISA meInvoice đi tìm câu trả lời cho những thắc mắc trên để quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang Nghị định mới của Quý doanh nghiệp được triển khai thuận lợi, rõ ràng nhất nhé…
1. Bắt buộc phải hủy hóa đơn cũ còn tồn khi chuyển sang HĐĐT theo Nghị định 123
Căn cứ theo pháp luật tại khoản 3, Điều 15, Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP pháp luật về hóa đơn, chứng từ có nêu :
“Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.”
Như vậy, theo quy định trên, ngay sau khi doanh nghiệp/cá nhân gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được CQT chấp nhận, doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng.
>> Xem thêm : Tổng hợp lao lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123 và 119 mới nhất
2. Quy trình, thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang HĐĐT Nghị định 123
Theo pháp luật tại Điều 27 Nghị định số 123 / 2020 / NĐ-CP về việc hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, doanh nghiệp / cá thể cần nắm được những nội dung sau :
2.1 Thời hạn tiêu hủy hóa đơn
- Kể từ ngày thông tin tiêu hủy hóa đơn giấy ( hóa đơn đặt in mua của CQT ) với cơ quan thuế, doanh nghiệp / cá thể phải thực thi tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày .
- Trong trường hợp CQT đã thông tin hóa đơn hết giá trị sử dụng ( trừ trường hợp thông tin do triển khai giải pháp cưỡng chế nợ thuế ), doanh nghiệp / cá thể phải triển khai tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày .
- Lưu ý : Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của những vụ án thì không tiêu hủy mà được giải quyết và xử lý theo pháp luật của pháp lý .
2.2 Hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Doanh nghiệp / tổ chức triển khai cần hủy hóa đơn phải có quyết định hành động của chủ doanh nghiệp về việc xây dựng Hội đồng hủy hóa đơn .
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện thay mặt chỉ huy, đại diện thay mặt bộ phận kế toán của tổ chức triển khai. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý và thực thi những việc sau :
- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
- Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo hiệu quả hủy hóa đơn
Lưu ý : Đối với hộ, cá thể kinh doanh thương mại thì không phải xây dựng Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn .
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014 / TT-BTC lao lý về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau :
“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”
Như vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, thực thi kiểm kê số hóa đơn cần hủy với những pháp luật trên .
Bước 3 : Lập Biên bản hủy hóa đơn
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
- Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
- Hình thức hủy hóa đơn : Cắt góc / Xé nhỏ / Đốt
- Biên bản được lập phải có chữ ký của những thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn .
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp / cá thể phải thực thi lập thông tin tác dụng hủy hóa đơn theo lao lý sau :
“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”
(Tại Điều 27 Khoản 2 Điểm d, Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Mẫu số 02/HUY-HĐG – Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Thông báo tác dụng tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản trị trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày triển khai tiêu hủy hóa đơn .
3. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử mẫu cũ khi chuyển đổi sang Nghị định 123, Thông tư 78
3.1 Nghĩa vụ và trách nhiệm của các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Các doanh nghiệp / cá thể đang sử dụng hóa đơn điện tử mẫu cũ ( Thông tư 32/2011 / TT-BTC và Nghị định 51/2010 / NĐ-CP ) nhưng thuộc 6 tỉnh thành đang tiến hành vận dụng hóa đơn điện tử Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP, Thông tư 78/2021 / TT-BTC quy trình tiến độ 1 theo kế hoạch của Bộ Tài Chính ( gồm : TP.HN, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng Đất Cảng, Phú Thọ và Tỉnh Bình Định ) thì cần nhanh gọn liên hệ với đơn vị chức năng phân phối giải pháp / ứng dụng mềm hóa đơn điện tử của mình để được hướng dẫn thủ tục, tiến trình ngưng sử dụng hóa đơn điện tử phát hành theo lao lý cũ trước đây và chuyển HĐĐT theo nghị định mới .
Lưu ý : Sau khi đã quy đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu mới tại Nghị định số 123 / 2020 / NĐ-CP và Thông tư 78/2021 / TT-BTC, doanh nghiệp / cá thể không được phát hành hóa đơn điện tử mẫu cũ .
Trách nhiệm và vai trò của những đơn vị chức năng phân phối dịch vụ liên kết, truyền nhận tàng trữ tài liệu hóa đơn điện tử, đơn vị chức năng cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử như sau :
- Cập nhật, tăng cấp và triển khai xong ứng dụng để cung ứng rất đầy đủ lao lý tại Nghị định số 123 / 2020 / NĐ-CP, Thông tư số 78/202 l / TT-BTC do Tổng cục Thuế phát hành tại Quyết định số 1450 / QĐ-TCT ngày 07/10/2021 về việc liên kết, nhận, truyền và tàng trữ tài liệu hóa đơn điện tử, cung ứng hóa đơn điện tử hợp lệ .
- Thông báo lộ trình và hướng dẫn doanh nghiệp / cá thể quy đổi hóa đơn điện tử theo nghị định mới trên ứng dụng đạt chuẩn theo lao lý .
- Cung cấp vừa đủ những thông tin, chú ý quan tâm trong quy trình quy đổi hóa đơn điện tử theo pháp luật mới, như : mẫu hóa đơn được khuyến nghị, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử còn tồn từ pháp luật cũ …
>> Xem thêm : Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đã cung ứng không thiếu những lao lý về HĐĐT theo Nghị định 123, Thông tư 78 mới nhất
3.2 Hướng dẫn thao tác hủy hóa đơn điện tử cũ khi chuyển lên HĐĐT Nghị định 123
Dưới đây là video hướng dẫn cụ thể những thao tác hủy hóa đơn điện tử theo pháp luật cũ ( Nghị định 51 ) khi chuyển sang hóa đơn điện tử Nghị định 123 trên ứng dụng MISA meInvoice. Mời quý bạn đọc cùng theo dõi :
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử pháp luật cũ khi chuyển lên HĐĐT Nghị định 123
Trên đây MISA meInvoice đã tổng hợp tới bạn đọc những nội dung và lao lý tương quan tới nhiệm vụ hủy hóa đơn còn tồn theo lao lý cũ khi quy đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78. Hy vọng rằng những thông tin trên đây sẽ giúp doanh nghiệp / cá thể giải đáp được những khó khăn vất vả, vướng mắc trong quy trình quy đổi vận dụng hóa đơn điện tử theo pháp luật mới nhất của nhà nước .
Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice hiện đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử MIỄN PHÍ.
Quý Doanh nghiệp/cá nhân quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
| >> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123, Thông tư 78 |
5/5 – ( 1 bầu chọn )
