1. Báo cáo là gì ?
Báo cáo là một loại văn bản dùng để trình diễn một vấn đề hoặc những hiệu quả hoạt động giải trí của một cơ quan, tổ chức triển khai trong một thời hạn nhất định, qua đó cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể nhìn nhận tình hình trong thực tiễn của việc quản trị, chỉ huy xu thế những chủ trương mới tương thích .
Báo cáo trong quản lý nhà nước là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả hoạt động công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, giúp cho việc đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất những biện pháp, chủ trương quản lý mới. Vì thế, báo cáo mang những đặc điểm cơ bản như sau:
- Về chủ thể ban hành: Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có quyền và nghĩa vụ ban hành báo cáo nhằm phục vụ mục đích, yêu cầu công việc cụ thể. Khác với các văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo không mang tính xử sự chung, không chứa đựng các quy định mang tính bắt buộc thực hiện và bất kỳ một biện pháp chế tài nào. Báo cáo là loại văn bản dùng để mô tả sự phát triển, diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu của hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra. Việc viết báo cáo của các tổ chức nhà nước hay tư nhân để tổng kết, đánh giá kết quả công việc, hoặc báo cáo về một sự việc, vấn đề nào đó gửi cho cơ quan, tổ chức là việc làm cần thiết cho quá trình tổ chức quản lý của nhà nước.
- Về lý do viết báo cáo: Báo cáo có thể được viết định kỳ nhưng cũng có thể được viết theo yêu cầu của công việc của cơ quan quản lý (vì lý do đột xuất, bất thường). Các cơ quan cấp trên tiếp nhận báo cáo và dùng nó như một phương tiện để kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo từng thời kỳ hay từng phạm vi nhất định.
- Về nội dung báo cáo: Trong các bản báo cáo thường mang những nội dung khác nhau do tính chất của sự việc buộc phải báo cáo theo yêu cầu hoặc công việc mà đối tượng dự định báo cáo quyết định. Nội dung báo cáo vì vậy rất phong phú. Nội dung báo cáo trình bày, giải thích về các kết quả hoạt động, những ưu điểm, những khuyết điểm, nguyên nhân của nó và những bài học kinh nghiệm để phát huy hoặc để ngăn ngừa cho thời gian tới. Nội dung báo cáo cũng có thể là trình bày về một sự việc đột xuất xảy ra hoặc báo cáo về kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức về một lĩnh vực hoạt động trong một khoảng thời gian xác định (5 năm, 10 năm,..).
Hoạt động quản trị là một chuỗi ảnh hưởng tác động không ngừng của chủ thể quản trị đến đối tượng người tiêu dùng quản trị nhằm mục đích đạt được tiềm năng do chủ thể đề ra. Các hoạt động giải trí quản trị sau là sự tiếp nối, dựa trên hiệu quả của những tác động ảnh hưởng quản trị trước đó. Với đặc thù là loại văn bản mang tính miêu tả, trình diễn về việc làm, hoạt động giải trí viết báo cáo có ý nghĩa cho cả người nhận báo báo và người gửi báo cáo .
a. Báo cáo là phương tiện truyền dẫn thông tin, là căn cứ để cơ quan cấp trên ra quyết định quản lý
Trong quy trình triển khai những hoạt động giải trí quản trị nhằm mục đích đạt được tiềm năng, việc ra quyết định hành động đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, những quyết định hành động trong quản trị của cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp đều phải dựa trên những địa thế căn cứ nhất định. Báo cáo là một loại văn bản hành chính thường thì nhưng có năng lực mang lại những thông tin thiết thực cho việc ra quyết định hành động của chủ thể quản trị. Chính vì lẽ đó, hoạt động giải trí viết báo cáo của cấp dưới gửi lên cấp trên sẽ giúp cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên nắm được tình hình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới trước khi ra quyết định hành động, nhằm mục đích hướng hoạt động giải trí quản trị đến những tiềm năng đã định. Mặt khác, trải qua báo cáo, cơ quan quản trị cấp trên hoàn toàn có thể kiểm chứng được tính khả thi, sự tương thích hay chưa ổn của chủ trương do chính họ phát hành để sửa đổi kịp thời. Các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác làm việc, báo cáo chuyên đề là những tư liệu quan trọng giúp cho những cơ quan chuyên ngành, những nhà khoa học nghiên cứu và điều tra tổng kết những yếu tố thực tiễn của xã hội, của tự nhiên để tham mưu cho những cơ quan quản trị nhà nước hoạch định chủ trương, thiết kế xây dựng những văn bản quy phạm pháp luật Giao hàng nhu yếu quản trị kinh tế tài chính, xã hội một cách đúng mực .
b. Báo cáo là phương tiện giải trình của cơ quan cấp dưới với cơ quan cấp trên
Với đặc thù là loại văn bản diễn đạt vấn đề, trong nội dung những bản báo cáo phải cung ứng vừa đủ những thông tin thiết yếu, trình diễn, lý giải về những tác dụng hoạt động giải trí, những ưu điểm, khuyết điểm, nguyên do của nó và những bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề để phát huy hoặc để ngăn ngừa trong thời hạn tới. Qua báo cáo, cơ quan cấp trên đánh giá và nhận định đúng về hiệu quả việc làm của cấp dưới, những khó khăn vất vả vướng mắc mà cấp dưới gặp phải để trợ giúp tháo gỡ nhằm mục đích thực thi tốt trách nhiệm, tạo nên sự gắn bó ngặt nghèo trong thực thi công tác làm việc giữa cấp trên và cấp dưới. Về nguyên tắc, nội dung báo cáo phải trung thực và khi nghiên cứu và phân tích đúng những nguyên do, rút ra bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề, đề cập về phương hướng, trách nhiệm của đơn vị chức năng mình, người viết báo cáo hoàn toàn có thể tạo ra những tư vấn hiệu suất cao cho cấp trên tìm hiểu thêm và đưa ra quyết định hành động. Ở một góc nhìn khác, cũng trải qua hoạt động giải trí viết báo cáo, chính cấp viết báo cáo ( cấp dưới ) sẽ nghiên cứu và phân tích, nhìn nhận nguyên do của những khó khăn vất vả, kiểm chứng chủ trương của những cấp phát hành, trong đó có chủ trương do chính họ phát hành để sửa đổi, bổ trợ nhằm mục đích cung ứng nhu yếu quản trị việc làm .
2. Các loại báo cáo
Báo cáo là loại văn bản hành chính thường thì và rất đa dạng và phong phú. Dựa trên những tiêu chuẩn khác nhau hoàn toàn có thể chia báo cáo ra thành những loại khác nhau .
– Căn cứ vào nội dung báo cáo hoàn toàn có thể chia thành : báo cáo chung và báo cáo chuyên đề .
+ Báo cáo chung : là báo cáo nhiều yếu tố, nhiều mặt công tác làm việc cùng được triển khai trong khoanh vùng phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan. Mỗi yếu tố, mỗi mặt công tác làm việc được liệt kê, miêu tả trong mối quan hệ với những yếu tố, những mặt công tác làm việc khác, tạo nên hàng loạt bức tranh về hoạt động giải trí của cơ quan. Báo cáo này được cho phép nhìn nhận tổng lực về năng lượng, hiệu suất cao hoạt động giải trí của cơ quan .
+ Báo cáo chuyên đề : là báo cáo sâu xa vào một trách nhiệm công tác làm việc, một yếu tố quan trọng. Các yếu tố, những trách nhiệm khác không được đề cập hoặc nếu có thì chỉ được bộc lộ như những yếu tố tác động ảnh hưởng đến yếu tố cần được báo cáo. Báo cáo chuyên đề chỉ đi sâu nhìn nhận một yếu tố đơn cử trong hoạt động giải trí của cơ quan. Mục đích của báo cáo chuyên đề là tổng hợp, nghiên cứu và phân tích, nhận xét và yêu cầu giải pháp cho yếu tố được nêu trong báo cáo .
– Căn cứ vào tính không thay đổi của quy trình phát hành báo cáo hoàn toàn có thể chia thành : báo cáo thường kỳ và báo báo đột xuất .
+ Báo cáo thường kỳ hay còn gọi là báo cáo theo định kỳ : là báo cáo được phát hành sau mỗi kỳ được lao lý. Kỳ hạn pháp luật viết và nộp báo cáo hoàn toàn có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kỳ. Đây là loại báo cáo dùng để phản ánh hàng loạt quy trình hoạt động giải trí của cơ quan trong thời hạn được báo cáo. Thông thường loại báo cáo này là cơ sở quan trọng để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, nhìn nhận hoạt động giải trí của cấp dưới, phát hiện khó khăn vất vả, yếu kém về tổ chức triển khai, nhân sự, chính sách hoạt động giải trí, thể chế, chủ trương, từ đó đưa ra những chủ trương, giải pháp tương thích để quản trị .+ Báo cáo đột xuất : là báo cáo được phát hành khi trong thực tiễn xảy ra hay có rủi ro tiềm ẩn xảy ra những dịch chuyển không bình thường về tự nhiên, về tình hình kinh tế tài chính, chính trị, xã hội, bảo mật an ninh, quốc phòng, ngoại giao. Cơ quan nhà nước hoàn toàn có thể báo cáo theo nhu yếu của cấp có thẩm quyền hoặc khi xét thấy yếu tố phức tạp vượt quá năng lực xử lý của mình, cần có sự tương hỗ của cấp trên hay cần phải phản ánh tình hình với cơ quan có thẩm quyền để cơ quan có giải pháp xử lý kịp thời. Loại báo cáo này được dùng để thông tin nhanh về những yếu tố đơn cử làm cơ sở cho những quyết định hành động quản trị nhạy bén, tương thích với những trường hợp không bình thường trong quản trị. Yêu cầu về tính đúng mực và kịp thời của những thông tin mới nhất trong loại văn bản này được đặc biệt quan trọng coi trọng .
– Căn cứ theo mức độ triển khai xong việc làm hoàn toàn có thể chia thành : báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết ;
+ Báo cáo sơ kết : Là báo cáo về một việc làm đang còn được liên tục thực thi. Trong quản trị, có những việc làm đã được lập kế hoạch, lên chương trình từ trước, có những việc làm được triển khai ngoài kế hoạch khi phát sinh những trường hợp không dự kiến trước. Dù trong trường hợp nào thì quy trình thực thi cũng hoàn toàn có thể phát sinh những yếu tố không hề dự liệu được hoặc đã được dự liệu chưa đúng mực. Để hoạt động giải trí quản trị có chất lượng cao, việc liên tục chớp lấy tình hình thực tiễn, nhìn nhận thuận tiện, khó khăn vất vả, rút kinh nghiệm tay nghề, đề ra những giải pháp mới, kiểm soát và điều chỉnh hoạt động giải trí quản trị cho tương thích với thực tiễn là điều thiết yếu. Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm quyền chỉ huy sát sao, kịp thời, thiết thực so với hoạt động giải trí của cấp dưới .
Các báo cáo sơ kết công tác làm việc : Nội dung báo cáo trình diễn hiệu quả hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong một khoảng chừng thời hạn nhất định của hàng loạt kế hoạch công tác làm việc. Để ship hàng quản trị việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai trong kế hoạch năm, hoàn toàn có thể chia báo cáo sơ kết công tác thành những loại :
Báo cáo sơ kết công tác làm việc tháng của cơ quan, tổ chức triển khai : Nội dung báo cáo công tác làm việc sơ kết tháng trình diễn hiệu quả hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong thời hạn một tháng. Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng đã được phê duyệt của cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên để thống kê, xem xét, nhìn nhận những hiệu quả đã triển khai, đưa ra kế hoạch cần thực thi trong tháng tiếp theo. Thời gian báo cáo sơ kết thực thi kế hoạch công tác làm việc tháng được triển khai vào những ngày cuối tháng .
Báo cáo sơ kết công tác quý: nội dung báo cáo sơ kết công tác quý trình bày kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong thời gian 3 tháng. Một năm kế hoạch công tác chia thành 4 quý theo thứ tự thời gian. Quý I: Từ tháng 1 đến hết tháng 3; Quý II: Từ tháng 4 đến hết tháng 6; Quý III: Từ tháng 7 đến hết tháng 9; Quý IV: Từ tháng 10 đến hết tháng 12. Do đó, mỗi năm báo cáo sơ kết công tác quý đề có 4 bản báo cáo. Thời gian báo cáo sơ kết công tác quý được thực hiện vào những ngày cuối quý.
Báo cáo sơ kết công tác làm việc 6 tháng đầu năm : Nội dung báo cáo công tác làm việc sơ kết 6 tháng đầu năm trình diễn những hiệu quả hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong 6 tháng đầu năm, vạch ra những ưu điểm, những hạn chế cần khắc phục và trách nhiệm còn phải làm trong 6 tháng còn lại của năm đó .
+ Báo cáo tổng kết : là loại văn bản được phát hành sau khi đã hoàn thành xong hoặc đã triển khai xong một cách cơ bản một việc làm nhất định. Khác với báo cáo sơ kết có mục tiêu liên tục triển khai xong việc làm một cách tốt nhất, trong báo cáo tổng kết, mục tiêu là để nhìn nhận lại quy trình thực thi một việc làm, so sánh hiệu quả đạt được với tiềm năng, trách nhiệm đã đề ra, rút kinh nghiệm tay nghề cho những hoạt động giải trí quản trị cùng loại hoặc tựa như về sau từ việc lập kế hoạch hoạt động giải trí đến tổ chức triển khai triển khai những hoạt động giải trí đó trên thực tiễn .Báo cáo tổng kết thường gắn vào một thời hạn nhất định, thường là một năm, 5 năm, 10 năm, 15 năm, ..
Nội dung của báo cáo tổng kết năm sẽ trình diễn tổng thể những mặt công tác làm việc của cơ quan, tổ chức triển khai trong một năm thực thi kế hoạch ; nêu rõ những số liệu đơn cử đã đạt được của những chỉ tiêu, kế hoạch cấp trên giao. Trong báo cáo tổng kết năm thường nêu lên hiệu quả phấn đấu một năm của tổng thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, những ưu điểm và yếu kém, rút ra bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề cho những năm tới, khen thưởng những đơn vị chức năng, cá thể hoàn thành xong tốt trách nhiệm, kế hoạch công tác làm việc. Trong báo cáo tổng kết năm cần dành một phần để nói về phương hướng, trách nhiệm và những chỉ tiêu đa phần của kế hoạch năm tới của cơ quan, tổ chức triển khai. Vì vậy, báo cáo sơ kết công tác làm việc năm của cơ quan, tổ chức triển khai được biên soạn vừa đủ, công phu, được lấy quan điểm góp phần của những đơn vị chức năng, cá thể, cán bộ chủ chốt trong cơ quan, tổ chức triển khai .
3. Yêu cầu của báo cáo
Trên trong thực tiễn sống sót nhiều loại báo cáo nhưng điểm chung của những loại báo cáo bộc lộ ở hình thức miêu tả trong thực tiễn và mục tiêu là nhằm mục đích phân phối thông tin Giao hàng cho hoạt động giải trí quản trị nhà nước. Tuy không có giá trị pháp lý rõ ràng như thông tin trong những biên bản được lập tại đúng thời hạn và khu vực xảy ra vấn đề so với những vấn đề đơn cử nhưng báo cáo vẫn là một kênh thông tin quan trọng ảnh hưởng tác động đến giá trị của những quyết định hành động quản trị. Đáng quan tâm là báo cáo phân phối thông tin cho những quyết định hành động quản trị nhưng báo cáo chính là sự tự phản ánh của chính cơ quan phát hành báo cáo. Do đó, để đạt được tiềm năng đề ra một bản báo cáo phải cung ứng những nhu yếu sau đây :
a. Về nội dung
- Bố cục của báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng;
- Thông tin chính xác, đầy đủ không thêm hay bớt thông tin;
- Báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác;
Với đặc thù diễn đạt nhằm mục đích mục tiêu phân phối thông tin cho cơ quan có thẩm quyền ra quyết định hành động, báo cáo cần phải đúng với trong thực tiễn. Điều đó có nghĩa, trong thực tiễn như thế nào thì viết như thế ấy, không thêm thắt, suy diễn. Người viết báo cáo không được che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những cụ thể, số liệu không đúng trong trong thực tiễn .
- Báo cáo cần phải có trọng tâm và cụ thể;
Báo cáo là cơ sở để những cơ quan cấp trên và người có thẩm quyền tổng kết, nhìn nhận tình hình và phát hành những quyết định hành động quản trị, vì thế, không được viết chung chung, tràn ngập hay vụn vặt mà phải đơn cử và có trọng tâm, xuất phát từ mục tiêu, nhu yếu của bản báo cáo cũng như nhu yếu của đối tượng người dùng cần nhận báo cáo .
- Nhận định đúng những ưu điểm và hạn chế diễn ra trong thực tế;
- Xác định đúng nguyên nhân của những thành công và nguyên nhân của những hạn chế đối với vấn đề cần báo cáo;
- Chỉ ra những bài học kinh nghiệm xác đáng, không chung chung;
- Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ cho thời gian tới một cách mạch lạc và có căn cứ, phù hợp với điều kiện thời gian và nguồn lực thực tế, có tính khả thi
b. Về hình thức
- Sử dụng đúng mẫu báo cáo theo quy định của cơ quan, đơn vị (nếu có) hoặc tự xây dựng mẫu báo báo phù hợp với mục đích, nội dung của vấn đề cần báo cáo;
- Bản báo cáo được trình bày sạch sẽ, không có lỗi chính tả hay lỗi kỹ thuật máy tính (khoảng trống hay lỗi font chữ,..);
- Sử dụng cách hành văn đơn giản đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với văn phong hành chính thông dụng.
c. Về tiến trình, thời hạn
Báo cáo phải bảo vệ kịp thời. Mục đích chính của báo cáo là ship hàng cho công tác làm việc quản trị của nhà nước, của những tổ chức triển khai và doanh nghiệp, vì vậy, sự chậm trễ của những báo cáo sẽ tác động ảnh hưởng đến việc phát hành quyết định hành động quản trị của những cơ quan công quyền hoặc sự chậm trễ báo cáo trong doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng tác động đến thời cơ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Do đó, báo cáo thiết yếu phải được phát hành một cách nhanh gọn, kịp thời .
4. Các yếu tố tác động ảnh hưởng đến chất lượng của báo cáo
Tiêu chí chung để nhìn nhận một bản báo cáo có chất lượng phải trên cả hai phương diện về nội dung và hình thức. Về nội dung báo cáo phải làm cho người đọc dễ hiểu, hiểu đúng đặc thù việc làm, nhìn nhận đúng những thành tích và hạn chế trong việc triển khai việc làm cũng như nguyên do của nó. Phương hướng trách nhiệm được trình diễn rõ ràng, mạch lạc, có sức thuyết phục bởi những đánh giá và nhận định vừa khoa học vừa trong thực tiễn, dự báo tính khả thi. Về hình thức của bản báo cáo phải tương thích với nội dung của báo cáo. Vì thế, một bản báo cáo có chất lượng đa số chịu sự quyết định hành động của chính người trực tiếp thực thi viết báo cáo. Tuy nhiên, ngoài người viết báo cáo ra, chất lượng của bản báo cáo còn bị chi phối bởi nguồn thông tin và quan điểm chỉ huy của người chỉ huy .
a. Quan điểm chỉ đạo của lãnh đạo
Như trên đã nêu, hầu hết những trường hợp báo cáo là sự tự phản ánh tình hình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai, qua đó những cấp có thẩm quyền nhìn nhận được năng lượng hoạt động giải trí của cơ quan báo cáo trong quy trình thực thi công dụng, trách nhiệm của mình. Các báo cáo thường là địa thế căn cứ cho những nhận định và đánh giá và quyết định hành động của cơ quan quản trị cấp trên. Do đó, trong nhiều trường hợp, chỉ huy cơ quan viết báo cáo thường chỉ huy những nội dung cần nhấn mạnh vấn đề, thậm chí còn che giấu khuyết điểm bằng lối viết chung chung, khó đánh giá và nhận định để bảo vệ quyền lợi của ngành, của địa phương mình, cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp mình chứ không ship hàng quyền lợi chung của quản trị. Trong những trường hợp đề cao quyền lợi cục bộ của mình thì thông tin trong báo cáo sẽ ít độ đáng tin cậy cho quyết định hành động quản trị. Cơ quan ra quyết định hành động khi đó cần phải so sánh, so sánh, sử dụng nhiều nguồn thông tin khác nhau cho những quyết định hành động của mình .
b. Người viết báo cáo
Mặc dù báo cáo là loại văn bản phi đậm cá tính nhưng khi nhận định và đánh giá tình hình, người viết thường khó thoát trọn vẹn khỏi quan điểm, cách nhận định và đánh giá của cá thể mình. Với cùng một vấn đề người bi quan và người sáng sủa, người thiên về lý trí hay thiên về tình cảm sẽ nhìn nhận khác nhau, theo đó mỗi người sẽ miêu tả vấn đề, Dự kiến tình hình theo cách nhìn nhận của mình .
c. Mức độ và tính chất của các sự kiện cần báo cáo
Quá trình hoạt động giải trí của những cơ quan hay việc làm cần báo cáo thường gồm nhiều sự kiện tiếp nối đuôi nhau nhau. Trong trường hợp những sự kiện diễn ra theo một chiều tương đối không thay đổi dễ gây nên sự nhìn nhận của người viết theo cùng khunh hướng đó. Điều đó hoàn toàn có thể lý giải rằng, khi những sự kiện diễn ra theo khunh hướng tốt dần thì dễ tạo tâm ý sáng sủa, người báo cáo hoàn toàn có thể không thấy hết hoặc coi nhẹ những khó khăn vất vả cần khắc phục. Ngược lại, nếu những sự kiện diễn ra theo hướng xấu dần, thường tạo tâm ý bi quan cho người viết báo cáo, người báo cáo sẽ nhìn thấy yếu tố với khó khăn vất vả nhiều hơn, năng lực xử lý đẩy lên độ phức tạp lớn hơn. Trong trường hợp báo cáo có quá nhiều sự kiện phải phản ánh cũng không ít tạo ra những áp lực đè nén tâm ý và đánh giá và nhận định xô lệch nhất định khi viết báo cáo .
Xem thêm: Kỹ năng viết báo cáo
(Lytuong.net – Nguồn tham khảo: https://dtbd.moha.gov.vn/uploads/resources/admin/CDLD/Chuyen%20Vien/ChuyenDe15.pdf)
