Cô Lê Mai Hoa, giáo viên dạy văn tại Trường trung học phổ thông Lý Nhân, có hỏi : Tôi đọc “ Từ điển Thuật ngữ Hành chính – Văn thư – Lưu trữ ” thấy có mục từ bản sao y bản chính và được định nghĩa là “ bản chụp vừa đủ, đúng chuẩn nội dung của văn bản, được trình diễn theo thể thức pháp luật và triển khai từ bản gốc, bản chính ”. Tôi có vướng mắc hai điều : 1 ) Đã là bản chụp thì chụp nguyên xi chứ tại sao lại phải theo thể thức nào nữa ? và 2 ) Bản gốc và bản chính là hai bản có khác nhau không ? Và nếu khác thì tại sao lại được cho phép sao chụp theo cả hai ?
“Sao y bản chính” là thực hiện một công việc sao lại một bản (về cơ bản) giống hệt như bản chính, và phải được xác nhận từ một cơ quan có thẩm quyền. Hiện nay, khi làm hồ sơ hay cần minh chứng cho một văn bản nào đó, người ta phải thực hiện công việc này thông qua cơ quan công chứng. Những văn bản như giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn… chỉ được cấp duy nhất một bản. Vì vậy, muốn bổ sung loại giấy tờ này khi cần thiết ta phải làm công việc “sao y”. Sao chụp (hay photocopy) là bước đầu tiên để chúng ta có các bản sao rồi đưa công chứng. Tất nhiên, như bạn Lê Mai Hoa nói, bản chụp phải thực hiện từ bản chính (phản ánh đúng nội dung văn bản). Nhưng nhiều khi, bản chụp có thể không hoàn toàn giống như kích thước thật của bản chính (to hơn hoặc thường là nhỏ ý hơn, để phù hợp với yêu cầu, tránh cồng kềnh, khó quản lý) hoặc không cần phải sao chụp đúng màu sắc (chỉ cần bản đen trắng, trừ trường hợp đặc biệt). Hơn nữa, có những trường hợp, để tiện kiểm tra theo dõi, một số trang của bản chính có thể chụp trên cùng một mặt giấy (chẳng hạn: hai mặt chứng minh thư, một vài mặt của hộ chiếu, mặt nào chụp trước, mặt nào chụp sau…) hoặc bỏ qua một số trang không liên quan (khi cần minh chứng hộ khẩu, đương sự chỉ cần chụp trang chính có thông tin chủ hộ và trang có thông tin bản thân, không cần chụp trang thông tin của người khác cùng chung chủ hộ). Bản chụp cũng phải chừa một không gian giấy trắng để cơ quan có thẩm quyền xác nhận đóng dấu (Vì cỡ giấy chỉ có mấy loại, nhiều khi chụp nguyên dạng văn bản sẽ không còn lề để viết). Vì vậy, ngữ đoạn “được trình bày theo thể thức quy định” trong thuật ngữ trên quy định bắt buộc phải thực hiện với một số loại văn bản khi sao y.
Còn hai khái niệm bản gốc và bản chính. Thuật ngữ trên (bản sao y bản chính) muốn lưu ý: Việc sao chụp có thể lấy căn cứ từ bản gốc hoặc bản chính. Vậy bản gốc và bản chính có gì khác nhau? Trước đây, bản gốc là bản soạn thảo (do ai đó chấp bút) đã được người có thẩm quyền xem, sửa chữa và bút phê để đem đánh máy hoặc nhân bản. Bản gốc sẽ được lưu giữ làm căn cứ đối chiếu (khi cần thiết). Hiện nay (theo quy định mới từ năm 2004), thì bản gốc được hiểu là văn bản đã chế bản xong, nhân viên trực tiếp xử lý ký nháy và sau đó có chữ ký của thủ trưởng có thẩm quyền. Nhưng thường các vị lãnh đạo chỉ ký một bản. Bản có chữ ký tươi đó sẽ được photocopy thành nhiều bản (cho đủ theo yêu cầu) rồi đem đóng dấu. Bản có chữ ký tươi sẽ là bản gốc và các bản còn lại sẽ là bản chính và đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Khi cần sao y thì người ta có thể dùng bản gốc hay bản chính. Song văn bản phát hành có thể về nhiều nơi nên khả năng có bản gốc là khó hoặc không khả thi. Ngữ đoạn “thực hiện từ bản gốc, bản chính” được hiểu là có thể sử dụng một trong hai bản đó như nhau khi cần “sao y bản chính”.
Tất nhiên, có trường hợp vị thủ trưởng nào đó kỳ công ngồi ký trực tiếp tất cả các bản cần ký (giống nhau) thì quá tốt (lúc này bản gốc là bản chính). Nhưng chỉ có thể thực hiện trong trường hợp ít (vài ba chục bản là cùng), chứ với số lượng hàng trăm, thậm chí hàng nghìn bản thì điều này không khả thi (và cũng không cần thiết).
Cũng cần chú ý quan tâm một điều : Việc sao y chỉ được thực thi từ bản chính và không trải qua một bản sao nào khác, mặc dầu văn bản đó đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính hợp pháp của nó .
